De uitdaging
Waterdragers, een groeiende basketbalvereniging in Nieuwerkerk aan den IJssel met 17 teams en leeftijdscategorieën van U10 tot en met senioren, beheerde alles rondom leden en teams handmatig. Nieuwe spelers aanmelden, bijhouden wie in welk team zit, controleren of leeftijdscategorieën kloppen, coaches toewijzen, contributies administreren — het draaide op spreadsheets, losse documenten en het geheugen van één bestuurslid.
Elk seizoen betekende opnieuw puzzelen: welke spelers stromen door naar een hogere categorie? Welke teams zitten vol? Zijn de leeftijden correct volgens de regels van de Basketball Bond? Eén fout in de berekening kon betekenen dat een speler in de verkeerde categorie werd ingedeeld — met als gevolg een teleurgestelde speler of leden die het vertrouwen verloren in een consistente aanpak vanuit het bestuur.
Van probleem naar concept
Als betrokken bestuurslid kende Guido Knote, oprichter van Kwalitist, het probleem van binnenuit. Niet alleen de administratieve rompslomp, maar ook de achterliggende complexiteit: leeftijdsregels van de Basketball Bond met peildata, eerste- en tweedejaars bepalingen, dispensaties en de jaarlijkse doorstroming tussen categorieën. Kennis die niet in een standaard pakket zit.
Die ervaring maakte het mogelijk om verder te kijken dan alleen een ledenlijst. In plaats van een simpele database is een totaaloplossing ontworpen die het complete traject van een speler ondersteunt: van eerste proeftraining tot actief lid met teamindeling. Een systeem dat niet alleen registreert, maar actief meedenkt — automatisch de juiste categorie berekent, waarschuwt bij volle teams en de financiële administratie bijhoudt.
De oplossing: Teamindeling App
De Teamindeling App ondersteunt het complete ledenbeheer via modules die samen één gestroomlijnd proces vormen. De applicatie is exclusief toegankelijk voor het secretariaat en wedstrijdsecretariaat.
Proeftrainingen — Nieuwe spelers worden geregistreerd met automatische categorie-suggestie op basis van geboortedatum. Het systeem plant tot twee proeftrainingen, bewaakt de teambezetting en begeleidt het traject van aanmelding tot beslissing: lid geworden, afgewezen of afgehaakt.
Ledenadministratie — Alle leden in één overzicht met contactgegevens, ouder/verzorger-informatie, relatienummers bij de Basketball Bond en statusbeheer. Filteren op categorie, team of status gaat direct.
Teamindeling — Automatische leeftijdsberekening volgens de regels van de Basketball Bond met peildatum 1 januari. Het systeem bepaalt de categorie, herkent eerste- en tweedejaars spelers, signaleert doorstromers en markeert dispensaties. Maximaal 12 spelers per team, met real-time bezettingsindicatoren.
Coaches & Locaties — Beheer van coaches en koppeling aan teams. Drie trainingslocaties met adressen en trainingsschema's per team.
Financiën — Contributietarieven per categorie, betalingsregistratie en overzichten voor de penningmeester. Export naar formaten die aansluiten op de financiële werkprocessen van de club.
Import/Export — Exports die compatibel zijn met de Basketball Bond voor de ledenregistratie. Import van bestaande ledenlijsten om snel operationeel te zijn.
Het bouwproces
De Teamindeling App is gebouwd met vibe coding: intensief samenwerken met AI om snel van idee naar werkend product te komen. De eerste werkende versie stond er binnen enkele dagen — geen prototype, maar een functionerende applicatie met cloud-database, meerdere modules en een volledige ledenregistratie.
Daarna is de app iteratief doorontwikkeld. Elke keer dat de applicatie in de praktijk werd gebruikt, kwamen verbeterpunten naar boven. Een leeftijdsberekening die net verkeerd afrondde? Direct opgelost. Een exportformaat dat niet aansloot op wat de bond verwacht? Aangepast. Het voordeel van maatwerk: wijzigingen worden dezelfde dag doorgevoerd.
Het resultaat
Het handmatige puzzelwerk rondom teamindeling en ledenadministratie is verleden tijd. Nieuwe leden doorlopen een gestructureerd proeftrainingstraject. De leeftijdsberekening van de Basketball Bond is geautomatiseerd en gevalideerd met tientallen scenario's.
Wat voorheen verspreid zat over meerdere spreadsheets, e-mailgeschiedenis en het geheugen van één bestuurslid, staat nu in één applicatie die voor het secretariaat en wedstrijdsecretariaat toegankelijk is. En minstens zo belangrijk: het systeem groeit mee met de club — een nieuw seizoen opzetten is een kwestie van configuratie, niet van opnieuw beginnen.
Waarom Kwalitist?
Vibe coding maakt het bouwen van applicaties toegankelijk. Maar een werkend scherm is iets anders dan een betrouwbaar systeem waar een vereniging op draait. De Teamindeling App verwerkt complexe leeftijdsberekeningen volgens bondsreglementen, beheert de complete levenscyclus van een speler, bewaakt teamcapaciteit en draait op een database met tientallen relaties en constraints. Dat vereist meer dan een goed gesprek met AI.
Kwalitist brengt wat AI niet heeft: domeinkennis van het Nederlandse basketballandschap, ervaring met het vertalen van complexe regelgeving naar werkende software, en het vermogen om een applicatie door te ontwikkelen wanneer de eerste versie tegen de werkelijkheid aanloopt. Want dat gebeurt altijd — en juist dan is het verschil tussen een experiment en een product.
Herkenbaar?
Elke sportvereniging, elk bestuur, elke organisatie met leden of teams kent het: de administratie die draait op een combinatie van spreadsheets, WhatsApp-groepen, e-mails en goede bedoelingen. Het werkt — tot het niet meer werkt. Tot de secretaris stopt, de club groeit, of de regels veranderen.
Kwalitist helpt organisaties om die processen om te zetten in maatwerksoftware die past bij hoe u werkt:
- Van idee naar productie in dagen, niet maanden. Snel een werkend product in handen van echte gebruikers.
- Maatwerk dat past. Software die exact doet wat uw situatie vraagt, geen workarounds.
- Doorontwikkeling op basis van gebruik. De app groeit mee zonder dat elke wijziging een nieuw project wordt.
Heeft uw organisatie een proces dat beter verdient dan hoe het nu loopt? Neem contact op en ontdek wat Kwalitist voor u kan betekenen.